Excel – 10 rzeczy, których możesz nie wiedzieć o tym arkuszu

ciekawostki o arkuszu

Większość użytkowników tego arkusza wykorzystuje Excela w nieznacznym procencie. A bogactw i ułatwień Excel posiada sporo. Wszystko to oczywiście z myślą o efektywniejszej i szybszej pracy, jak również trafniejszych decyzjach.

Czy wiesz, że Excel to 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn oznaczonych od A do XFD, co razem stanowi 17 179 869 184 komórki? Gdyby ktoś zacząłby uzupełniać ręcznie tyle komórek to poświęciłby na to około 400 lat. Już sama liczba mówi za siebie jaką potęgę posiada w sobie ten jakże pożyteczny i nieoceniony w codziennej pracy arkusz kalkulacyjny. A oto kolejne ciekawe i przydatne rzeczy o Excelu.

1. Excel umie mówić

Arkusz posiada niewidoczną funkcję czytania tekstu wybranego zakresu komórek. Kliknij na strzałkę na pasku szybkiego dostępu. Wybierz Więcej poleceń >>Polecenia, których nie ma na Wstążce. Po wyborze tej opcji z okienka wyszukujemy funkcjonalności, z których można skorzystać. Jedną z nich jest właśnie czytanie komórek. Po jej zaznaczeniu i kliknięciu dodaj na pasku szybkiego dostępu pojawia się nowa ikonka. Wprowadź kilka danych lub trochę tekstu, zaznacz wypełniony obszar i naciśnij nową ikonkę. Zobaczysz jak Excel poradzi sobie z przeczytaniem zawartości komórek. Wśród tego rodzaju poleceń można skorzystać dodatkowo z:

  • czytaj komórki – zatrzymaj czytanie komórek
  • czytaj komórki kolumnami
  • czytaj komórki przy wprowadzaniu
  • czytaj komórki wierszami.

2. Lokalizacja pliku

Ta funkcja jest również dostępna w pasku szybkiego dostępu w części polecenia, których nie ma na wstążce. Dzięki tej funkcji widać lokalizację pliku, na którym pracujesz. Pozwala to szybko przesłać ścieżkę dostępu do pliku współpracownikom. Oprócz tego w okienku wyszukiwania można też wpisać dowolną lokalizację, co pozwoli na otworzenie danego katalogu lub pliku. Można również korzystać z tej opcji jako wyszukiwania stron internetowych.

3. Podgląd wszystkich formuł

W bardzo łatwy i szybki sposób bez konieczności przeglądania wszystkich komórek podejrzeć zastosowane w arkuszu funkcje. Wystarczy tylko wybrać kombinację klawiszy Ctrl+~ (tylda – klawisz przed jedynką). W ten magiczny sposób pojawia się podgląd wszystkich formuł stosowanych w Excelu. Żeby powrócić do „normalnego” podglądu trzeba wcisnąć tę samą kombinację klawiszy. Opcja jest przydatna do szukania błędów i podejrzenia składni funkcji.

4. Ukryte funkcje

W ramach dostępnych funkcjonalności arkusza kalkulacyjnego są funkcje niewidoczne w oknie wstawianie funkcji. Żeby je zastosować trzeba znać ich składnię, ponieważ Excel nie podpowiada struktury tak jak przy pozostałych funkcjach. Najpopularniejsza ukryta funkcja to DATA.RÓŻNICA, obliczająca różnicę w dniach, miesiącach, latach między dwiema datami. Innymi tego typu funkcjami ukrytymi są np. ASC, DOLAR.AMER czy ZAOKR.W.DÓŁ.DOKŁ. Są one jednak rzadko używane.

5. Aparat fotograficzny

Następna opcja w poleceniach, których nie ma na wstążce to aparat fotograficzny. Po kliknięciu we wstążce szybkiego dostępu i znalezieniu poleceń, których nie ma na wstążce wybierz aparat fotograficzny i dodaj do paska szybkiego dostępu. Po wykonaniu tej operacji na pasku pojawia się ikonka aparatu fotograficznego. Po zaznaczeniu obszaru komórek i kliknięciu w tę ikonkę ponownie kliknij jakąś komórkę gdzie ma się znajdować zdjęcie obszaru. Ciekawostką jest o, że po zmianie danych z obszaru zmieniają się one również na zdjęciu.

6. Planowanie z poziomu Excela

W sam raz do wykorzystania przez osobę zapracowaną, która nie chce żeby coś ważnego i istotnego umknęło. Funkcja planowania znajduje się w poleceniach, których nie ma na wstążce. Po wybraniu funkcji planowania i dodania do paska szybkiego dostępu pojawia się nowa ikonka. Od teraz, kiedy uznasz, że coś jest ważnego to możesz wykorzystać tę funkcję. Po kliknięciu tej ikonki pojawia się planowanie zadania w Outlook. Do określenia pozostaje czas rozpoczęcia, zakończenia, ważność i ewentualnie przypomnienia no i oczywiście zapisanie zadania.

7. Malarz zakresów na wielu zakresów

Większość z Was korzysta z malarza formatów. Poprzez kliknięcie ikonki pędzelka na wstążce kopiują się użyte formaty do kolejnej wybranej przez Ciebie komórki. Jednak po skopiowaniu formatu do innego miejsca funkcja ta się dezaktywuje i trzeba jeszcze raz klikać w malarz formatów. Co zrobić? Wystarczy dwa razy kliknąć myszką w tę ikonkę i od tej pory nieskończenie wiele razy można przenieść formaty do obszarów znajdujących się w różnych miejscach arkusza. Zakończenie pracy malarza następuje poprzez ponowne kliknięcie malarza, wciśnięcie ESC albo zapisanie pliku.

8. Błąd daty

Błąd daty sięga jeszcze programu poprzedzającego Excel, czyli Lotusa 1-2-3, na którym projektanci dzisiejszego arkusza wzorowali się przy rozbudowie programu. Błąd ten polega na przyjęciu, że rok 1900 jest rokiem przestępnym, co nie jest prawdą, gdyż nie dzieli się przez 4. W związku z tym po wpisaniu daty 29-02-1900, przez arkusz zostanie ona zinterpretowana jako data a nie tekst. Dlaczego ten błąd jest powielany w Excelu? Zespół Microsoft po przeanalizowaniu „za i przeciw” uznał, że naprawienie błędu przyniesie mniejsze korzyści niż straty z tego tytułu. Gdyby błąd został poprawiony spowodowałoby to zamieszanie w setkach tysięcy istniejących arkuszy, jak również mogłoby to doprowadzić do braku kompatybilności między Excelem i innymi programami używającymi daty.

9. Kalkulator

Gdyby ktoś chciał oprócz standardowych obliczeń, do których jest przeznaczony Excel używać kalkulatora to też jest taka możliwość. Żeby uaktywnić ikonkę kalkulatora na pasku szybkiego dostępu trzeba wejść w polecenia, których nie ma na pasku szybkiego dostępu, wybrać kalkulator i dodać do paska szybkiego dostępu. Wówczas pojawi się ikonka kalkulatora na pasku. Standardowo kalkulator ma kilka widoków.

10. Tryb dotyku

Dla ułatwienia pracy z arkuszem kalkulacyjnym jego twórcy przewidzieli oprócz widoku standardowego widok przeznaczony w trybie dotykowym. Umożliwia to funkcja aktywowana w poleceniach, których nie ma na pasku szybkiego dostępu. Po wybraniu i dodaniu tej funkcji na pasku szybkiego dostępu pojawia się ikonka umożliwiająca zmianę trybu widoku Excela. Po wybraniu trybu dotyku odstęp miedzy funkcjami dostępnymi na wstążce powiększa się co ułatwia posługiwaniem się touchpadem podczas pracy na arkuszu.