Postęp realizacji – Excel

Ciekawostki Excela

Zbliża się weekend, tak więc publikuję coś z ciekawostek arkusza kalkulacyjnego. Tym razem pokaże jak stworzyć pasek postępu realizacji. Do czego przydatna jest taka funkcjonalność? Tego typu pasek najbardziej przydaje się do szybkiego wizualizowania zaawansowania prac np. nad realizacją inwestycji, projektu.

Pasek postępu realizacji oparty jest na formatowaniu warunkowym. Oczywiście jest wiele metod stworzenia takiej wizualizacji, ponieważ można również wykorzystać, np. wykres kolumnowy oparty o jedną liczbę (komórkę). To do dzieła! Tworzymy pasek postępu realizacji w oparciu o formatowanie warunkowe.

rys. 1 przykładowe dane

Mamy już przykładowe dane w arkuszu w dwóch kolumnach (Działanie, Procent wykonania). W pierwszej kolumnie znajdują się poszczególne zadania do realizacji. W tym przypadku to do realizacji zadania od 1 do 8. Załóżmy, że zadanie 1 i 2 zostały wykonane w 100 %, kolejne zadanie 3 w 25 %, a zadanie 4 w 16 %, natomiast pozostałe zadania nie zostały jeszcze wykonane.

rys. 2 wybór miejsca dla paska postępu

Wybieramy teraz miejsce do stworzenia paska postępu realizacji. W naszym przykładzie będzie to komórka D5, natomiast opis „Postęp wykonania znajdzie się w komórce powyżej D3. W komórce D5 wpisujemy formułę obliczającą procentową realizację całego działania (rys. 2). Jest to nic innego jak suma wszystkich wartości z obszaru komórek B2:B9 podzielona przez sumę wszystkich zadań do realizacji, tj. 8. Formuła ta będzie wyglądała tak: =(SUMA(B2:B9)/8)/100. Po uzyskaniu wyniku powyższego działania w komórce D5 zaznaczam krawędzie zewnętrzne wybierając zaznaczanie krawędzi ze wstążki lub skrót klawiszowy Ctrl+Shift+&.

rys. 3 wybór formatowania warunkowego

Po wykonaniu tej operacji zabieramy się do głównej części tej funkcjonalności, czyli formatowania warunkowego. Stajemy kursorem w komórce D5 i ze wstążki wybieramy zakładkę formatowanie warunkowe (rys. 3). Z okienka dialogowego wybieramy opcję Nowa reguła...

rys. 4 wybór sposobu formatowania

Z okienka dialogowego (rys. 4) wybieramy opcję pierwszą Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości. W opcji Styl formatowania wybieramy opcję Pasek danych. Następnie w opcjach Najkrótszy pasek wybieramy Typ liczba, Wartość 0, a w opcji Najdłuższy pasek też w części Typ wybieramy liczba, natomiast wartość wstawiamy 1. Dzięki takiemu ustawieniu określamy, że pasek postępu realizacji będzie mógł mieć minimum 0 długości natomiast w wersji najdłuższej będzie miał wartość 1 odpowiadającej 100%. Po kliknięciu ok powstaje pasek postępu (rys. 5), na którym widoczny jest procent zaawansowania realizacji oraz w zależności od stopnia realizacji pasek wypełnia się kolorem. Sukcesywnie wpisując dane do obszaru z komórek B2:B9 pasek automatycznie się aktualizuje. W ten sposób powstaje pasek wizualnie pokazujący stopień wykonania działania. Zaletą jest to, że na pierwszy „rzut oka” widać jakie jest zaawansowanie. Nie trzeba w tej sytuacji wczytywać się w analizowanie kolumn liczb niejednokrotnie bardzo obszernych.

rys. 5 gotowy pasek postępu realizacji

I pasek gotowy!

Wszystkim moim odbiorcom życzę dobrego weekendu i przede wszystkim odpoczynku oraz naładowania baterii.